Artykuł sponsorowany
Duża ilość papierowych dokumentów może znacznie utrudnić funkcjonowanie nawet małej firmy. Dodatkowo zapewnienie sprawnego obiegu takich dokumentów bywa kosztowne. Skutecznym rozwiązaniem tego problemu może być wdrożenie odpowiedniego oprogramowania.
Według firmy analitycznej KPMG przeciętna polska firma zużywa miesięcznie około 650 kartek papieru A4 na jednego pracownika, przy czym co najmniej 50 kartek jest po prostu marnowanych. Jeśli weźmiemy pod uwagę liczbę zatrudnionych w naszym kraju, okazuje się, że to 5,5 mld straconych kartek papieru rocznie. Obieg dokumentów jest realizowany całkowicie elektronicznie tylko w 45% polskich firm (źródło: g2.gazetaprawna.pl/p/_wspolne/pliki/977000/977447-raport-kpmg-wykorzystanie-papieru-w-przedsiebiorstwach-dzialajacych-w-polsce.pdf). To duży błąd, ponieważ cyfryzacja niesie ze sobą wiele korzyści.
Korzyści z elektronicznego obiegu dokumentów
Przeniesienie dokumentów do formy cyfrowej to bez wątpienia wiele korzyści nie tylko w dużej, ale także w mniejszej firmie. Przede wszystkim można skutecznie ograniczyć wydatki nie tylko na zakup papieru, ale również na drukowanie. W tym ostatnim przypadku chodzi nie tylko o ograniczenie zużycia tuszy i innych materiałów eksploatacyjnych, ale także o zużycie urządzeń drukujących, konieczności ich okresowej wymiany lub serwisowania. Korzystając z cyfrowych rozwiązań, nie ma również konieczności wygospodarowania odpowiedniego miejsca na papierową dokumentację i przechowywania ogromnej ilości skoroszytów oraz teczek.
Dokumenty w wersji cyfrowej to także możliwość korzystania z elektronicznego obiegu dokumentów. W ten sposób nie trzeba angażować przy ich obsłudze tak wielu pracowników, jak przy wersji papierowej, nie ma ryzyka zgubienia dokumentu czy trafienia w ręce osób niepowołanych. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu można oszczędzać czas i wykorzystać zasoby pracowników do innych zadań, które nie są związane z przetwarzaniem dokumentacji.
Na jaki system obiegu dokumentów postawić?
Na rynku można znaleźć już zaawansowane systemy obiegu dokumentów (np. BASELine), które skutecznie wspierają firmy w przetwarzaniu i obiegu dokumentacji. Duża ilość tego typu produktów sprawia, że nie jest łatwo dokonać odpowiedniego wyboru. Warto poświęcić na to trochę czasu, ponieważ system systemowi nierówny. Należy zwrócić uwagę, czy użytkownik może określać własne ścieżki obiegu dokumentów, czy system korzysta na przykład z mechanizmu OCR, który pozwala szybko rejestrować i weryfikować faktury, czy możliwe jest łączenie modułu obiegu dokumentów z innym oprogramowaniem (na przykład CRM) i skanowanie wielu dokumentów jednocześnie. Dobry system obiegu dokumentów powinien posiadać zaawansowane funkcjonalności zarówno w module pism przychodzących, jak i wychodzących. Przede wszystkim trzeba jednak zidentyfikować potrzeby firmy i pod ich kątem dobierać oprogramowanie.
Cyfryzacja staje się coraz częściej koniecznością dla firm, jeśli chcą skutecznie ograniczać koszty i jednocześnie podnosić efektywność różnych procesów zachodzących w organizacji. To przekłada się również na umocnienie pozycji rynkowej.
Więcej o elektronicznym obiegu dokumentów BASELine możesz przeczytać na stronie https://www.baseline.pl/obieg-dokumentow/
