Artykuł sponsorowany
Dokumenty stanowią podstawę funkcjonowania każdej firmy. Problemy z nimi związane można w bardzo prosty i efektywny sposób wyeliminować przechodząc na elektroniczny obieg dokumentów, w którym dokumentacja papierowa zostaje zastąpiona jej cyfrowymi wersjami. Realizacja tej koncepcji w praktyce jest możliwa dzięki nowoczesnym systemom zarządzania dokumentami – specjalistycznemu oprogramowaniu informatycznemu dla firm.
Czym elektroniczny obieg dokumentów różni się od tradycyjnego?
W tradycyjnym obiegu dokumentów całokształt dokumentacji był tworzony, procesowany i przechowywany w postaci papierowej. Wiązało się to z wieloma utrudnieniami. Dokumenty papierowe były codziennie narażone na szereg zagrożeń – mogły zostać przypadkowo zniszczone, zgubione, pominięte lub trafić w nieuprawnione ręce. W efekcie, praca z nimi spowalniała znacząco funkcjonowanie firmy oraz mogła narazić ją na straty finansowe i wizerunkowe. Dodatkowo, tradycyjny obieg dokument stał w swoistej sprzeczności z zasadami ekologii, a na zapewnienie mu prawidłowego funkcjonowania firma musiała poświęcić sporo pieniędzy, czasu oraz zasobów.
Praktycznie wszystkie te problemy można obecnie w bardzo prosty sposób wyeliminować – wystarczy wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów i cieszyć się korzyściami, jakie oferuje. A tych jest niemało. Po pierwsze, elektroniczny obieg dokumentów „przenosi” całą dokumentację firmową z fizycznego archiwum do jego wirtualnego, cyfrowego odpowiednika zlokalizowanego na serwerach firmowych lub w chmurze. Dostęp do wszystkich zasobów dokumentacji jest możliwy jedynie dla uprawnionych użytkowników, a samo wyszukiwanie dokumentów trwa zaledwie kilka chwil, co oszczędza czas i energię pracowników. Elektroniczny obieg dokumentów jest także rozwiązaniem proekologicznym, którego wprowadzenie pozwala ograniczyć zużycie papieru oraz wcielić w życie koncepcję „paperless office”, czyli biura bez papieru.
Jak szybko i sprawnie wprowadzić do firmy elektroniczny obieg dokumentów?
Korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów jest obecnie bardzo proste. Zadanie to znacząco ułatwia szeroki wybór oprogramowania informatycznego w postaci systemów zarządzania dokumentacją (z ang. Document Management Systems, w skrócie DMS). Decydując się wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów w firmie oraz pragnąc czerpać z tej decyzji maksimum korzyści, należy niezwykle starannie wybrać oprogramowanie. Jedną z najlepszych obecnie propozycji stanowią nowoczesne platformy low-code. Jest to wysoko funkcjonalne, przyszłościowe rozwiązanie wyposażone w szereg innowacyjnych funkcji i mechanizmów.
Platformy niskokodowe umożliwiają tworzenie i obsługiwanie nowych scenariuszy procesów, a najlepsze z nich dają także możliwość sprawnego i szybkiego wdrażania potrzebnych modyfikacji z natychmiastowym skutkiem. Pozwala to dostosowywać już istniejące obiegi dokumentów do zmieniających się w czasie potrzeb firmy, bez naruszenia integralności działających procesów oraz zaburzenia pracy aplikacji biznesowych. Ogromnym atutem platform low-code jest ponadto możliwość korzystania z ich pełnej funkcjonalności przez osoby nie znające języków programowania.