Artykuł sponsorowany
Stosy piętrzących się faktur i rachunków to nieszczęsny widok w każdej firmie? Niekoniecznie! Nowoczesne przedsiębiorstwa, przy okazji dbając o środowisko, używają elektronicznego obiegu faktur. Na czym polega ten system i dlaczego warto z niego korzystać?
Tradycyjny obieg dokumentów, zwany papierowym, powoduje, że faktury są długo przetrzymywane na stołach czy w szufladach różnych pracowników i dział księgowości często nawet nie ma pojęcia o istnieniu tych dokumentów, a na koniec jest odpowiedzialny za opóźnione płatności i karne odsetki… Ideą systemu elektronicznego obiegu faktur jest wyeliminowanie wersji papierowej dokumentów oraz zapewnienie każdej firmie skutecznego zarządzania całym procesem obsługi zobowiązań kosztowych. E-obieg faktur pozwala uniknąć opóźnień w płatnościach oraz wyeliminować czynnik ludzkiego błędu. Umożliwia szybkie i sprawne przekazywanie dowolnej dokumentacji, bez konieczności angażowania osób trzecich lub marnowania czasu na osobiste dostarczenie dokumentów w wersji tradycyjnej.
Kolejną korzyścią elektronicznego obiegu faktur jest stała kontrola nad wydatkami, pozwalająca na zarządzanie nimi za pomocą przewidywania wpływów i wykorzystywania różnych narzędzi, z uwzględnieniem wcześniej założonych budżetów. Dział księgowości cały czas ma wgląd w powstające koszty, co przekłada się na zoptymalizowanie funkcjonowania całej firmy. Jest to możliwe dzięki opcji monitorowania każdego etapu e-obiegu faktur, poczynając od zapotrzebowania złożonego przez pracownika, poprzez akceptację i dekretacji kosztów, kończąc na archiwizacji dokumentów. Dodatkowo dzięki systemowi możemy mieć pewność, że faktura trafi prosto do pożądanej osoby. Znika także ryzyko jej zagubienia podczas transportu.
Firma Primesoft Polska z Poznania proponuje jedno z najlepszych na polskim rynku rozwiązań w dziedzinie elektronicznego obiegu dokumentów. Jest to system V-Desk, dzięki któremu można elektronicznie obsługiwać dokumenty różnego typu, usprawniając tym samym funkcjonowanie firmy. Interfejs systemu jest bardzo intuicyjny i czytelny, dzięki czemu korzystanie z niego jest proste. Firma Primesoft Polska zapewnia każdemu przedsiębiorstwu szkolenie dla użytkowników. Chociaż system jest zaawansowany technologicznie, jego obsługa nie jest skomplikowana. Co więcej, nie trzeba decydować się na implementację wszystkich funkcjonalności oferowanych przez system, a jedynie wybrać te, które będą przydatne w danym biznesie. Nie należy także obawiać się problemów z urzędami skarbowymi, ponieważ wdrożenie takiego rozwiązania jest przez nie w pełni akceptowalne. W razie kontroli możliwe jest szybkie odnalezienie faktury w systemie i wydrukowanie jej skanu.
V-desk to profesjonalne narzędzie informatyczne, dzięki któremu komunikacja w firmie jest ułatwiona i zautomatyzowana dzięki elektronicznemu obiegowi faktur, rachunków i innych tego typu dokumentów, tak istotnych w każdej firmie. Korzystanie z tego innowacyjnego systemu przynosi spore oszczędności i zdecydowanie ogranicza liczbę popełnianych błędów przy rozliczaniu tych dokumentów.
