[IP]: Jak zorganizować doskonałą konferencję?

Organizacja konferencji i tym podobnych spotkań to poważna sprawa. Dlatego też, jeśli nie wynajmujemy profesjonalnych firm zajmujących się na co dzień organizacją konferencji, należy do tematu podejść z dużą rozwagą. Warto pamiętać o kilku najważniejszych kwestiach podczas organizacji konferencji.

Organizacja konferencji i tym podobnych spotkań to poważna sprawa. Dlatego też, jeśli nie wynajmujemy profesjonalnych firm zajmujących się na co dzień organizacją konferencji, należy do tematu podejść z dużą rozwagą. Warto pamiętać o kilku najważniejszych kwestiach podczas organizacji konferencji. Co to takiego?

Budżet to podstawa!

Nie da się zorganizować konferencji nie posiadając odpowiedniego zaplecza finansowego. Określenie budżetu jest podstawą, ponieważ to do niego należy się odnosić organizując poszczególne elementy konferencji, trzeba pilnować, aby budżet nie został nadmiernie przekroczony. To właśnie od budżetu będzie zależało, czy zorganizujemy skromną, jednodniową konferencję z ewentualnym poczęstunkiem w postaci kawy i ciastka czy może bardziej wystawną, kilkudniową, z atrakcjami dla gości, noclegami, elegancką kolacją etc.

Ilu uczestników?

Już na wstępie należy określić ilość uczestników wydarzenia, trzeba poprosić o potwierdzenie przybycia, bo od tego będzie zależała wielkość sali, w której ma odbyć się konferencja. Jeśli ma to być wydarzenie kilkudniowe, a goście przybywają z daleka, trzeba wcześniej zarezerwować pokoje, zapewnić wyżywienie, a to wszystko wiąże się z kosztami. Oczywiście, trzeba przygotować i rozesłać zaproszenia do gości. Poza datą i godziną spotkania, na zaproszeniu należy podać dokładny adres obiektu, warto też dołączyć mapkę dojazdu, opisać w skrócie plan konferencji.

Sala konferencyjna

Przede wszystkim trzeba wybrać salę odpowiadającą wielkością ilości uczestników, a także odpowiedni układ sali. Ogromnie ważne jest to, aby sala taka posiadała dobre oświetlenie oraz nagłośnienie i była wyposażona we wszystkie niezbędne do pracy narzędzia audiowizualne. Istotna może okazać się lokalizacja, np. Hotel Bryza w Juracie w ofercie posiada organizację konferencji na plaży – tu oferta konferencji nad morzem (www.bryza.pl/konferencje)

Przerwa kawowa/obiadowa

Jeżeli konferencja trwa kilka godzin czy tym bardziej cały dzień, koniecznie należy ułożyć plan konferencji w taki sposób, aby uwzględnić w nim tak zwane przerwy kawowe oraz przerwę obiadową. Zmęczeni wielogodzinnym siedzeniem i słuchaniem uczestnicy konferencji nie będą zadowoleni i niewiele wyniosą z takiego wydarzenia. Dlatego też trzeba zapewnić im możliwość krótkiego odpoczynku, w czasie którego będą mogli napić się ożywczej kawy, zaspokoić głód, nieco przespacerować się w celu rozprostowania nóg.

Materiał partnerski