[IP]: Jedna firma – jedna sieć. O wdrożeniach SharePoint

Jak skutecznie usprawnić pracę zespołów w firmie i polepszyć komunikację wśród rozproszonych pracowników? Doskonałym rozwiązaniem jest wprowadzenie firmowej sieci, z której mogliby korzystać wszyscy zatrudnieni od szeregowych pracowników aż do zarządu, ale które byłoby bezpieczne dla strategicznych informacji. Takie połączenie gwarantuje usługa Microsoft SharePoint.

Zmiana w sposobie funkcjonowania organizacji wiąże się z poważnymi decyzjami i może doprowadzić nawet do destabilizacji pracy. W jaki sposób przetrwać proces wdrożenia intranetu bez ryzyka spadku produktywności? Najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z usług fachowców, którzy posiadają bogate doświadczenie we wprowadzaniu nowoczesnych rozwiązań w biznesie.

Korzyści wdrożenia platformy SharePoint

Jak wynika z wielu badań o konkurencyjności firm na rynku świadczy wprowadzanie nowoczesnych metod zarządzania. Rozwiązania IT znacząco poprawiają funkcjonowanie organizacji, dlatego warto je wprowadzać. Tymczasem według danych Komisji Europejskiej Polska zajmuje 24 miejsce, jeśli chodzi o poziom wykorzystania technologii informatycznych przez przedsiębiorstwa. Nowoczesne rozwiązania, takie jak SharePoint, mają realny wpływ na poprawę jakości pracy.

SharePoint pozwala tworzyć witryny w ramach firmowego intranetu, do których użytkownicy mają dostęp z każdego miejsca – nie muszą nawet znajdować się w biurze. Wdrożenie technologii Microsoft znacząco poprawia i usprawnia w ten sposób komunikację między poszczególnymi współpracownikami, a także zespołami, zajmującymi się różnymi zadaniami oraz kadrą zarządzającą. Ujednolicony system komunikacji pozwala szybko dotrzeć do odbiorcy. Centralne zarządzanie informacją stanowi ułatwienie dla managerów koordynujących pracę wszystkich działów w firmie. Usprawniony obieg dokumentacji dotyczy także archiwizowania i przechowywania informacji, a dzięki jednej usłudze dostęp do kluczowych danych jest znacznie szybszy. Konieczne jest także odpowiednie zabezpieczenie danych przed zagrożeniem przedostania się w niepowołane ręce. Gwarantuje to usługa SharePoint poprzez system autoryzacji. Wprowadzenie intranetu przydaje się nie tylko w zwiększaniu efektywności produkcyjnej, ale także wspiera funkcjonowanie organizacji na innych szczeblach. Wdrożenie SharePointa przyspiesza i upraszcza zadania takie jak komunikacja z managerem lub działem kadr, wypisywanie wniosków urlopowych itd. To znaczna oszczędność czasu i ograniczenie wysyłanych wiadomości e-mail.

Przebieg procesu wdrożenia SharePoint

Wdrożenie intranetu musi być zaplanowane i przeprowadzone przez specjalistów, gdyż to od tego procesu zależeć będzie jego funkcjonalność. Eksperci z firmy Ericpol – partnera biznesowego w zakresie tworzenia i utrzymania systemów IT – opowiadają, jak przebiega wdrożenie SharePointa. W pierwszej kolejności definiuję się cele organizacji, które firma chce osiągnąć. Wymagania klienta będą stanowiły kierunek rozwoju systemu informatycznego. Na tym etapie określa się także specyfikację techniczną niezbędną do realizacji projektu. Następnie tworzony jest plan, według którego będzie przebiegała procedura. Dopiero wówczas przechodzi się do głównych działań, czyli konstruowania architektury. W tym czasie dokonuje się instalacja, konfiguracja i dostosowywanie funkcjonalności platformy SharePoint do struktury organizacji.

Wprowadzenie systemu nie kończy procesu wdrażania intranetu, ale stanowi jego połowę. Kolejny etap polega na eliminowaniu błędów i nieprawidłowości, by oprogramowanie funkcjonowało sprawnie i bez zakłóceń. Niezmiernie ważne jest także przeszkolenie personelu w zakresie użytkowania systemu. Organizacja szkoleń, sesji coachingowych i konsultacji jest niezbędna w celu zapewnienia efektywności operacyjnej produktu. Ostatni etap to optymalizacja rozwiązania, polegająca na analizie statystyk dostarczanych przez narzędzia platformy SharePoint. Dopiero wtedy klient otrzymuje wydajny i poprawnie działający system IT, a przeszkoleni pracownicy mogą wykorzystywać wszystkie jego funkcjonalności.

SharePoint to dopiero początek

Ericpol jako Microsoft Gold Partner zajmuje się wdrożeniami produktów tego koncernu IT, w tym platformy SharePoint, ale tworzy także autorskie rozwiązania. Firma na bazie platformy SharePoint 2013 stworzyła szereg innowacyjnych systemów wspierających procesy biurowe w przedsiębiorstwie. Należą do nich:

EPOL PR – obsługa funkcji prezentacji dokumentów/danych i pracy grupowej
EPOL Org – obsługa funkcji administracyjnych i operacyjnych
EPOL SEK – obsługa pracy z dokumentami i pocztą w Sekretariacie
OneFlow – elastyczny, modułowy system do adaptacyjnego zarządzania procesami i obiegiem dokumentów na platformie SharePoint.

Każde przedsiębiorstwo funkcjonuje w inny sposób i wymaga podjęcia odmiennych działań, dlatego też procedury wdrożenia oprogramowania w firmie powinny być dostosowane do klienta. Na każdym etapie eksperci z Ericpola uwzględniają wymagania odbiorcy, a także pomagają zdefiniować cele. Pomaga im w tym bogate doświadczenie zdobyte podczas wielu realizacji krajowych oraz międzynarodowych projektów wdrożeniowych.

Materiał sponsorowany