Artykuł sponsorowany
Głównym zadaniem wszystkich CRM-ów jest sprawne zarządzanie relacjami z klientami, jednak ten końcowy cel wymaga od systemu kilku podstawowych funkcjonalności. Jedną z nich jest zarządzanie zadaniami – nie istnieje bowiem dobra obsługa klienta bez wydajnej i odpowiednio zorganizowanej pracy całego zespołu. Dlatego każdy CRM powinien w pierwszej kolejności wspierać codzienne obowiązki pracowników, a funkcja zarządzania zadaniami stanowi pierwsze ogniwo tego wsparcia.
Do czego jest potrzebne zarządzanie zadaniami w firmie?
Opcja zadań w każdym CRM-ie, bez względu na wielkość firmy, liczbę obsługiwanych klientów oraz wykonywanych projektów, pozwala w jednym miejscu i w sposób uporządkowany przechowywać informacje o poszczególnych pracach w firmie – zarówno tych zakończonych, jak i bieżących. Funkcja powinna czuwać nad tym, aby każde zadanie było wykonywane w terminie i przypominać o zbliżającym się czasie jego zakończenia, który wynika np. z ustaleń z klientem. Porządkując wiedzę na temat realizowanych zadań, każdy pracownik wie, za jakie zadanie jest odpowiedzialny i co ma robić. Funkcja zarządzania zadaniami pozwala sprawdzić, jak przebiega realizacja zadania, dzięki czemu możliwe jest określenie przewidywanego terminu jego zakończenia. Wiedza taka jest niezwykle cenna, ponieważ pomaga w dotrzymywaniu terminów, a taka wiarygodność w biznesie jest jednym z głównych powodów lojalności klienta względem danej firmy. Wreszcie, zarządzanie zadaniami w jednym miejscu, czyli w systemie CRM, zmniejsza do minimum, a w zasadzie całkowicie eliminuje ryzyko zapomnienia o danej czynności. Żadne z zadań nie może zostać pominięte, ponieważ system przypomina o konieczności jego wykonania.
Zarządzanie zadaniami w prostym CRM-ie online
W miniCRM-ie, aplikacji odpowiadającej na potrzeby mikro i małych firm oraz freelancerów, zadania, obok kontaktów i interesów, stanowią główną funkcję całego systemu. To pojedyncze czynności z określonym terminem wykonania. Może nią być np. przygotowanie umowy dla klienta czy wykonanie dla niego kosztorysu. Zadanie można powiązać z danym kontaktem – klientem i pracownikiem, interesem lub też innym zadaniem, dzięki czemu każdy w firmie wie, za co jest odpowiedzialny. Zalogowany użytkownik jest informowany przez system o tym, ile w danym dniu ma do zrealizowania zadań i ile z nich przekroczyło swój termin wykonania. Dodając zadanie w miniCRM-ie, określa się jego nazwę, datę realizacji i uprawnionych do niego użytkowników. Można również nieobowiązkowo ustalić dla zadania kategorię, czyli jego specyficzny rodzaj (np. czy zadanie dotyczy wykonania telefonu, wysłania e-maila lub spotkania z klientem), przypisać odpowiedzialną za jego realizację osobę, powiązać z nim kilka innych elementów (firmę, interes, osobę bądź inne zadanie), a nawet dodać do zadania załącznik. Zadania, poza dodawaniem ich do systemu, można także edytować oraz usuwać z CRM-u. W przypadku sporej liczby zadań nie trzeba martwić się o ich wyszukiwanie – można to zrobić jednym kliknięciem za pomocą dostępnych filtrów. Z zadaniami z konkretną datą wykonania można również się zapoznać, korzystając z widoku kalendarza.
Funkcja zarządzania zadaniami w firmowym systemie CRM pomaga być na bieżąco z tym, co dzieje się aktualnie w przedsiębiorstwie. Managerom pozwala na kontrolowanie pracy zespołu, a współpracownikom w sposób konkretny i czytelny pokazuje, za jakie czynności są w danej chwili odpowiedzialni. Dzięki temu znikają wszelkie niedomówienia i przerzucanie winy za niewykonanie zadania na innych pracowników.
Chcąc zapoznać się bliżej z opcją zarządzania zadaniami, ale również innymi funkcjami systemu, m.in. kontaktami i interesami, zachęcamy do darmowego testu naszej aplikacji miniCRM. Osobiście można sprawdzić, w jakim stopniu usprawnia ona pracę zespołu.
