Artykuł sponsorowany
Bezpieczeństwo przetwarzanych danych jest niezbędne, a jednocześnie niedopilnowanie tego aspektu wiąże się z wieloma problemami. To nie tylko kary finansowe, ale i utrata zaufania klientów. Dlatego ich ochrona jest tak ważna. Jednak jak ją zapewnić i nie popełnić przy tym żadnych błędów?
Przeszkolenie i inwestycja w kadry
Przetwarzając czy to dane klientów czy pracowników, jest się zobligowanym do zachowania wszelkich standardów bezpieczeństwa i ochrony, co może nastręczać wielu trudności, bo wbrew pozorom wcale nie jest to takie proste. Warto pamiętać, że zagrożenia w sieci są duże, zatem tworząc bazę danych trzeba podjąć wszelkie możliwe środki bezpieczeństwa. Kluczowa zasada jest taka, że dane przechowuje się zgodnie z prawem tylko w takim czasie, w którym jest to konieczne. A więc kończąc współpracę z kontrahentem nie ma się prawa przechowywać jego danych wrażliwych, ale i zwykłych, również korzystanie z nich w celach marketingowych jest zabronione. Jednak prowadząc legalną bazę danych trzeba dochować wszelkich środków ich ochrony. Otóż bardzo ważnym aspektem jest dostęp do nich, a owy dostęp powinny mieć tylko osoby upoważnione, a nie postronne. Trzeba też zainwestować w szkolenia kadr z zakresu zagrożeń informatycznych, choćby wirusów, które mogą uszkodzić czy przejąć całą bazę danych, co oczywiście jest dużym problemem w aspekcie prawnym, ale też problematyczne dla samego wizerunki firmy, nie wspominając już o tym, że utrata danych wiąże się też z utratą zaufania klientów.
Zabezpieczenia fizyczne i monitoring
Warto stosować różne formy zabezpieczeń. Na pewno skuteczne mogą okazać się zabezpieczenia fizyczne. Odnoszą się one do formy i środków ochrony takich jak szafy pancerne, drzwi antywłamaniowe, ale także zabezpieczenia drzwi z funkcją autoryzacji, choćby w formie kodu. Dane trzeba chronić także przed uszkodzeniem czy zniszczeniem, dlatego też powinny znaleźć się w miejscu, gdzie zastosowano ściany ogniowe. Bardzo przydatny jest też monitoring. Dodatkowo można zainwestować w recepcję, w której ochroniarz będzie prowadził tzw. księgę gości, czyli zapisywane będą osoby, które mają dostęp do danych, co oczywiście odnosi się do osób upoważnionych, zatem jest ochroną w ochronie. A więc tylko osoby z dostępem będą wpuszczane w miejsce przechowywania danych, ale nadal będą nadzorowane, co zmniejszy ryzyko utraty danych.
Pomoc specjalistów dla ochrony danych
O ile zastosowanie zabezpieczeń fizycznych nie jest trudne czy skomplikowane, tak większy problem pojawia się w przypadku danych przechowywanych w pamięci komputera. Na pewno warto zainwestować w obsługę informatyczną firm, gdyż jej pracownicy pomogą wybrać systemy zabezpieczeń, które są maksymalnie skuteczne. Wśród nich możemy wymienić choćby szyfrowanie dokumentów bądź też zabezpieczenia antywirusowe.
Polityka czystego biurka – niezbędna i konieczna
Każdy pracodawca powinien wprowadzić politykę czystego biurka, a więc zasady dzięki, którym dane osobowe klientów są maksymalnie chronione. Jak sama nazwa wskazuje owa polityka odnosi się do tego, że każdy pracownik po skończeniu pracy powinien umieścić wszelkie dokumenty czy też nośniki je zawierające w bezpiecznym miejscu, do którego osoby postronne nie mają dostępu. Jest to choćby szafa pancerna. Także korzystanie ze sprzętów takich jak faksy czy drukarki wymaga zabezpieczenie ich po skończonym dniu pracy. Ponadto duże znaczenie ma ochrona dostępu do miejsc przechowywania ważnych dokumentów, co oznacza, że miejsca takie jak szafy pancerne nie powinny znajdować się w centrum pomieszczeń, a korzystać z nich powinny tylko osoby upoważnione. Tutaj dochodzimy także do kolejnego wniosku, a więc do tego, że także klucze do takich mebli czy korzystanie z biura po godzinach pracy powinno być ograniczone do minimum.
Jest wiele form zabezpieczeń danych i na pewno warto zastanowić się nad wyborem kilku. W końcu dane są bardzo ważne, a przez zagrożenia zewnętrze czy wewnętrzne bardzo łatwo można je utracić. Wprowadzenie barier fizycznych, środków ochrony czy zabezpieczeń informatycznych wydaje się niezbędne.
