Artykuł partnera
Epidemia koronawirusa wymusiła na przedsiębiorcach wprowadzenie wielu istotnych zmian w swoich firmach. Jedną z nich jest niewątpliwie przejście w tryb pracy zdalnej. Rozwiązania sprawdzające się idealnie w biurze często nie mają zastosowania w home office. Jak zorganizować pracę zdalną, aby zapewnić jej efektywność na wysokim poziomie?
Jakie zagrożenie niesie praca zdalna?
Konieczność przejścia w tryb pracy zdalnej może wiązać się ze spadkiem efektywności. Przyczyn takiego stanu rzeczy jest kilka. Przede wszystkim pracownicy nie mogą komunikować się ze sobą bezpośrednio, tak jak miało to miejsce w biurze. W efekcie rozwiązanie nawet niewielkich trudności może trwać nieco dłużej. Problemem bywa też delegacja zadań w zespole oraz kontrola postępów realizowanego wspólnie projektu. Pracując zdalnie, trzeba ponadto ograniczyć rozpraszacze uwagi, co bywa trudne zwłaszcza w przypadku osób posiadających małe dzieci.
Z wymienionymi wyżej trudnościami najłatwiej poradzą sobie firmy, które jeszcze przed epidemią umożliwiały swoim pracownikom pracę zdalną. Oczywiście warto też zaznaczyć, że nigdy wcześniej w trybie home office nie pracowało tak wiele osób jednocześnie.
Od wprowadzenia pierwszych obostrzeń minął już ponad rok, a więc teoretycznie praca zdalna powinna już być dobrze zorganizowana. Mimo to może się okazać, że pracownicy są znacznie mniej efektywni. Jak zmienić ten stan rzeczy?
Szkolenie z pracy zdalnej
Organizacja pracy zdalnej to dla menadżerów wielu firm trudne zadanie, dlatego rozsądnie jest skorzystać ze specjalnych szkoleń. Tego typu kursy polecane są kierownikom zarządzającym wirtualnymi zespołami, ale też pracownikom realizującym swoje obowiązki w home office. Jakie są ich zalety?
Szkolenie z pracy zdalnej pozwala zdobyć praktyczną wiedzę dotyczącą kierowania zespołem, a także organizowania pracy w home office, zwiększenia efektywności czy skutecznej motywacji. Kursy tego typu przygotowane są przez doświadczonych instruktorów i zawierają najważniejsze oraz najbardziej aktualne zagadnienia. Dzięki nim organizacja pracy zdalnej będzie więc znacznie łatwiejsza.
Narzędzia pomocne przy organizowaniu pracy zdalnej
Podstawą home office jest oczywiście sprawny komputer oraz szybkie łącze internetowe. Na efektywność wpływa ponadto sprawna komunikacja pomiędzy członkami zespołu. Aby ułatwić im kontakt, warto korzystać z jednego wybranego kanału, co pozwoli uniknąć chaosu, a jednocześnie umożliwi szybkie uzyskanie odpowiedzi na konkretne pytania.
Ważne jest też ustalenie przejrzystych zasad przekazywania informacji, delegowania zadań i wreszcie raportowania. Pomocne mogą więc być specjalne programy do planowania pracy pozwalające sprawnie przydzielać obowiązki.
Ponieważ członkowie zespołu powinni mieć dostęp do najważniejszych plików wspólnie realizowanego projektu, najrozsądniej jest trzymać dane w chmurze, zamiast przesyłać je e-mailami. Dla ułatwienia pracy z dokumentami warto zaś skorzystać z programów biurowych online. Umożliwiają one m.in. wspólną edycję dokumentów w czasie rzeczywistym wraz z dodawaniem komentarzy. W ten sposób nie ma konieczności częstego przesyłania sobie zaktualizowanych plików. Tego typu narzędzia wraz z wiedzą zdobytą podczas odpowiednich szkoleń pozwolą zwiększyć wydajność pracy zdalnej.