Od 25 maja 2018 r. obowiązuje nowe regulacje Kodeksu pracy. W przepisach tych nie wskazano jednak żadnych rozwiązań dotyczących trybu udostępniania zarejestrowanych nagrań. W tym zakresie należy zatem zastosować ogólne rozwiązania RODO dotyczące upoważnienia do przetwarzania danych, co oznacza, że istnieje możliwość umocowania pracownika do udostępnienia nagrań z monitoringu prowadzonego przez administratora.
Istota upoważnienia do przetwarzania danych
RODO wskazuje, że podmiotem dopuszczonym do przetwarzania danych jest oprócz administratora danych także osoba upoważniona przez administratora danych. Podmiot przetwarzający oraz każda osoba działająca z upoważnienia administratora lub podmiotu przetwarzającego i mająca dostęp do danych osobowych przetwarzają je bowiem na polecenie administratora (art. 29 RODO).
Przepisy nie wyjaśniają jednak w jakiej formie upoważnienie takie powinno być udzielone i jaka powinna być jego treść. Dla celów dowodowych najbezpieczniejsza jest jednak forma pisemna. Biorąc pod uwagę cel wydawania takiego upoważnienia powinno z niego wynikać, komu zostało ono udzielone, w jakim zakresie (jakich zbiorów danych dotyczy oraz jakich operacji przetwarzania danych osobowych) i na jaki okres.
Przetwarzaniem danych osobowych na gruncie RODO są w szczególności czynności takie jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie.
Istotny zakres upoważnienia
Nie ma przeszkód, aby administrator danych upoważnił swojego pracownika do udostępniania nagrań z monitoringu gminnego (a tym samym udostępniania danych osobowych) jak i do innych operacji na danych osobowych. Należy przy tym mieć na względzie, że pracownicy upoważnieni do przetwarzania danych w imieniu administratora uzyskują dostęp do danych osobowych jedynie w zakresie wynikającym z nadanych im upoważnień. Oczywiście należy też brać pod uwagę kwestię, czy udostępnienie danych z monitoringu jest w ogóle dopuszczalne. Wszak dane z monitoringu mogą być przetwarzane wyłącznie do celów, do jakich zostały zebrane i powinny zostać usunięte co do zasady po upływie 3 miesięcy od ich zarejestrowania.
Zastanawiasz się, jak wdrożyć monitoring w Twojej firmie? Obejrzyj nasze wideoszkolenia! Zobacz tutaj>>
Podstawa prawna:
l Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz.Urz. UE.L nr 119, str. 1) – art. 29.
Autor: Agnieszka Kręcisz-Sarna – Porady ODO
