Zagubione dokumenty, brak pewności, kto powinien podjąć decyzję na danym etapie działania, wiedza odchodząca z firmy razem z pracownikami, zbyt długi czas realizacji zadań, chaos w zakresach odpowiedzialności? Czas na workflow.
Workflow to inaczej przepływ pracy, czyli po prostu przepływ informacji, dokumentów i zadań pomiędzy poszczególnymi pracownikami zaangażowanymi w pewien proces. Brzmi skomplikowanie? Nie jest takie. W każdej firmie dzieją się jakieś procesy. Może to być tworzenie i akceptowanie umowy z kontrahentem, zgłaszanie i rozliczanie delegacji pracowniczych, wniosków urlopowych, reklamacji itd. Do każdego z takich procesów przypisani są jacyś pracownicy, którzy wykonują określone zadania: wprowadzają dane, akceptują, przypisują dokumenty, zamykają proces, archiwizują itd. Wystarczy, że jedna osoba nie wykona swojego kroku albo nie będzie miała pewności, do kogo w następnej kolejności skierować jakiś dokument – cały proces utknie w martwym punkcie. Z tego wynikają opóźnienia, które mogą przynieść firmie spore straty. Workflow pozwala na spisanie, zarejestrowanie i wyegzekwowanie wszystkich kroków w danym procesie. A to oznacza same korzyści dla firmy.
Co daje workflow
Najprościej rzecz ujmując, systemy klasy workflow porządkują pracę, optymalizują procesy przebiegające w firmie i tym samym pozwalają na oszczędność czasu i pieniędzy. Jak to możliwe? Przede wszystkim firma, która zamierza wdrożyć u siebie rozwiązanie odpowiedzialne za przepływ informacji i dokumentów, w pierwszej kolejności musi przyjrzeć się dokładnie procesom zachodzącym w jej wnętrzu, zastanowić się, jaki mają przebieg, kto jest odpowiedzialny za poszczególne kroki, jak dużo czasu poświęca na ich wykonanie itd. Już na tym etapie można określić, czy na pewno wszystkie procesy działają optymalnie.
Często zdarza się, że zarządzający zauważają niedoskonałości dotychczasowego przebiegu procesu dopiero podczas analizy przed wdrożeniem nowego systemu. Przenosząc poszczególne kroki do systemu, poprawiają to, co działa nieefektywnie. Dzięki temu od razu ich firma zaczyna działać lepiej – zadania są bowiem wykonywane szybciej, a czasem także w bardziej logicznej kolejności – mówi Łukasz Malina, dyrektor Działu Wdrożeń, Webcon.
Pracownik polubi system workflow
Żeby firma działała sprawniej, potrzebne są przede wszystkim zmiany w działaniach pracowników. Tu właśnie z pomocą przychodzi system workflow, w którym zapisane są dokładne ścieżki postępowania związane z poszczególnymi dokumentami czy zadaniami. Pracownikom przypisane zostają role i uprawnienia w realizowanych działaniach. Każdy pracownik wie dokładnie, co należy do jego obowiązków, a dodatkowo jest na bieżąco informowany o tym, kiedy i jakie zadanie lub jaki krok musi wykonać. Jest to szczególnie ważne w przypadku pracy grupowej, która charakteryzuje się zaangażowaniem w proces wielu osób, często rozproszonych w różnych budynkach lub nawet oddziałach firmy.
Eksperci firmy Webcon podkreślają, że na wprowadzeniu systemu workflow skorzystają też nowi pracownicy. Łatwy dostęp do zgromadzonej w jednym miejscu wiedzy o zachodzących w firmie procesach, do wszystkich dokumentów, ścieżek postępowania z nimi, możliwość prześledzenia kroków w poszczególnych zadaniach, powiązania ich z osobami i dokumentami bardzo skraca czas potrzebny na wdrożenie się do firmy i zapoznanie z zadaniami do wykonania.
Korzyści dla zarządzających
Niebagatelne korzyści z wdrożenia systemu workflow odnoszą zarządzający firmami. Obsługa procesów biznesowych za pomocą elektronicznego obiegu dokumentów i informacji pozwala im osiągnąć dwa niezwykle ważne cele: działanie firmy według jasno określonych procedur oraz możliwość egzekwowania ich przestrzegania.
Kadra zarządzająca przedsiębiorstwa może również na bieżąco monitorować stan realizacji zadań, co pozwala na szybkie wykrycie i wyeliminowanie nieprawidłowości. Nie bez znaczenia jest też możliwość kontrolowania pracy poszczególnych osób zaangażowanych w procesy – można w każdym momencie sprawdzić, czy dobrze wywiązują się ze swoich obowiązków, czy wykonują zadania w określonym czasie, nie są przeciążeni lub niedociążeni pracą i czy na pewno zostały im przypisane właściwe role – dodaje Łukasz Malina z Webcon.
Najistotniejsza z punktu widzenia zarządu jest jednak płynność przepływu informacji wewnątrz i na zewnątrz firmy. Uporządkowanie procesów, możliwość sprawdzenia wszystkiego w dowolnej chwili i z dowolnego miejsca, także spoza firmy, dostęp do dokumentacji skracają czas potrzebny na wykonywanie różnych czynności, co pozwala oszczędzić czas i pieniądze.
Czy to jest dla mnie?
System Workflow to narzędzie dla każdej firmy, w której w zadania zaangażowanych jest przynajmniej kilka osób. Rozmiar przedsiębiorstwa właściwie nie ma znaczenia, bowiem system da się dopasować zarówno do potrzeb 20, jak i 20000 użytkowników końcowych. Nie ma firmy, która nie potrzebuje jasnych procedur postępowania i optymalnego wykorzystania zasobów ludzkich oraz czasu. Nie ma zatem firmy, która nie potrzebuje systemu workflow.
Łukasz Wróbel / Webcon
