Artykuł partnera
Obieg dokumentów on-line, znacznie ułatwia prowadzenie biznesu, zwłaszcza jeśli zadania wykonuje się zdalnie lub w dużej odległości od siedziby zleceniodawcy. W takiej sytuacji, korzystanie z podpisu elektronicznego może znacznie przyspieszyć prace, ograniczyć czas przeznaczony na formalności do minimum a także ograniczyć koszty. W świetle przepisów, uchwalonych i funkcjonujących na terenie całej Unii Europejskiej, wszystkie podmioty mogą korzystać z trzech rodzajów podpisu elektronicznego. Czym się od siebie różnią i w jakich okolicznościach można z nich korzystać?
Jakie są rodzaje podpisów elektronicznych?
W 2016 roku, we wszystkich krajach Unii Europejskiej weszło w życie rozporządzenie sprawie identyfikacji elektronicznej i usług zaufania (w skrócie eIDAS), które miało na celu uregulowanie prawne transakcji elektronicznych w tym elektronicznego obiegu dokumentów na terenie wspólnoty. Jednym z najważniejszych założeń dokumentów było usystematyzowanie kwestii podpisów elektronicznych. Dzięki temu aktowi prawnemu, we wszystkich 27 państwach członkowskich uspójniono kwestię podpisów elektronicznych – sposobu ich pozyskania, wykorzystywania oraz uznania w świetle prawa. Od tego momentu, w krajach UE rozpoznaje się trzy typy podpisów elektronicznych:
- podpis elektroniczny (tzw: zwykły podpis elektroniczny);
- zaawansowany podpis elektroniczny;
- kwalifikowany podpis elektroniczny.
Można w pewnym uproszczeniu powiedzieć, że każdy kolejny wymieniony ma większą „moc”. W praktyce, okazuje się, że bardzo wiele kwestii można załatwić za pośrednictwem zwykłego lub zaawansowanego podpisu. Poniżej, krótka charakterystyka każdego z rodzajów.
Zwykły podpis elektroniczny
Ten rodzaj podpisu nie jest obwarowany szczególnymi przepisami. Można powiedzieć, że jest to każdy rodzaj potwierdzenia dokumentu, zawierający deklarację tożsamości osoby, która podpisała dokument. Przykładowo, jeśli otrzymuje się mail z adresu e-mail, można założyć, że treść pochodzi od konkretnej osoby, nawet jeśli w tym mailu się nie podpisze, natomiast nie będzie do dokument podpisany. Zwykłym podpisem elektronicznym będzie każde dodanie przez usługę służącą do składania podpisu ifnormacji o podpisujacym, gdzie podpisujący mógł podjąć decyzje o tym, że podpisuje dokument.
Zwykły podpis elektroniczny nie jest obwarowany wieloma przepisami, ale jest wynikiem decyzji podpisującego o tym, że składa podpis. Jednocześnie, jego wiarygodność zależy od tego jak zostanie zaewidencjonowany przez usługę do składania podpisów. . W praktyce biznesowej wykorzystuje się go regularnie do potwierdzenia statusu wykonanych prac, zgłaszania uwag, zadawania pytań, ale także z powodzeniem może być też wykorzystywany do podpisywania umów.
Zaawansowany podpis elektroniczny
Podpis, który jest zabezpieczony przed modyfikacją i unikalnie przypisany do konkretnej osoby. Może, na przykład wymagać, zalogowania się poufnymi i indywidualnymi danymi do platformy służącej do podpisywania dokumentów elektronicznych. Często zaawansowany podpis wymaga dwuetapowej weryfikacji – na przykład do jego żłożenia jest potrzebny jednorazowy kod, który zostaje przysłany SMS-em na konkretny numer telefonu. Innym przykładem zaawansowanego podpisu elektronicznego jest Profil Zaufany. Dzięki niemu obywatel może załatwić część spraw urzędowych przez internet. Do poświadczenia tożsamości wymagane jest jednak skorzystanie z serwisu on-line swojego banku. Dane do logowania do własnego konta, w większości przypadków posiada tylko właściciel.
W relacjach biznesowych, zaawansowany podpis elektroniczny najczęściej jest w zupełności wystarczający do aneksowania umów i zawierania kolejnych. Obie strony muszą jednak zgodzić się na wykorzystanie zaawansowanego podpisu elektronicznego. Jeśli tak się faktycznie dzieje – dokumenty podpisywane za jego pomocą są w pełni wiążące. Dzięki rozporządzeniu eIDAS, za pośrednictwem zaawansowanego podpisu elektronicznego można podpisywać umowy na terenie całej Unii Europejskiej.
Kwalifikowany podpis elektroniczny
Ten rodzaj podpisu jest równoznaczny z podpisem własnoręcznym. Do jego złożenia potrzebna jest wcześniejsza identyfikacja osoby, która będzie z niego korzystać, wraz z wglądem do dokumentu tożsamości (dowód osobisty lub paszport). Dopiero po takiej weryfikacji wydawany jest odpowiedni kwalifikowany certyfikat, który będzie potwierdzał każdy kwalifkowany podpis. Certyfikat można uzyskać jedynie od kwalifikowanego urzędu certyfikacji. Tak rygorystyczne obwarowanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego ma być gwarancją tego, że tożsamość osoby, która z niego korzysta, nigdy nie będzie poddawana w wątpliwość.
W zwykłych relacjach biznesowych, tego typu obostrzenia zazwyczaj nie są wymagane i wystarczy podpis zaawansowany. Kwalifikowany podpis elektroniczny, najczęściej wykorzystywany jest w kontaktach z urzędami i instytucjami administracji publicznej, które wymagają go, aby móc rozwiązywać sprawy urzędowe lub podatkowe on-line.
Przesyłanie dokumentów podpisywanych elektronicznie
Korzystanie z podpisów elektronicznych jest dużym ułatwieniem prowadzenia biznesu. Aby jeszcze bardziej usprawnić obieg dokumentów on-line, warto skorzystać z platformy Autenti. Dzięki niej, można śledzić historię przekazywanych dokumentów i podglądać wprowadzane zmiany. Do firmowego konta, dostęp może mieć więcej osób, więc w razie czyjejś nieobecności bez problemu można kontynuować formalności. Ze szczegółami oferty można zapoznać się pod tym linkiem: https://autenti.com/produkty/.