Z najnowszych badań wynika, że nadal więcej niż połowa podatników niechętnie stosuje faktury elektroniczne w swoich firmach. Czy warto stosować faktury elektroniczne? Czy wiążą się z tym dodatkowe warunki, wymagania i formalności? Czy stosowanie faktur elektronicznych to więcej kosztów czy oszczędności?

Czy jeżeli otrzymamy fakturę w formacie pdf, jako załącznik do emaila, to mamy fakturę elektroniczną? 

Obecne przepisy pozwalają na wystawianie i przesyłanie faktur w dowolnej formie. E-fakturą jest:

• faktura przesłana za pomocą specjalnego systemu,
• faktura przesłana poprzez email,
• faktura w pdf czy też w innym formacie elektronicznym,
• faktura udostępniona nabywcy „do ściągnięcia” na stronie internetowej.

Faktura zapisana w pdf jest zatem fakturą elektroniczną – ale tylko do momentu, dopóki jej nie wydrukujemy do zaksięgowania.

Czy każdy przedsiębiorca może stosować faktury elektroniczne?

E-faktury to przyspieszenie obiegu dokumentacji, przydatne nie tylko w największych firmach. Żadna grupa podatników nie jest wyłączona z możliwości stosowania e-faktur. Przepisy narzucają jedynie 2 warunki (wymogi) stosowania faktur elektronicznych:

1. E-faktura powinna być zabezpieczona. Nie oznacza to konieczności stosowania podpisów elektronicznych – wystarczy, że klient otrzymujący tą fakturę będzie mógł mieć pewność, od kogo ją otrzymał, oraz że dane w niej zawarte są prawdziwe.
2. Klienci, zanim otrzymają od nas e-fakturę, powinni wyrazić zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Akceptacja ta może być wyrażona w dowolnej formie, nie musi być to specjalne oświadczenie na piśmie. Klauzula akceptacji faktur elektronicznych może być „schowana” w ogólnych warunkach dostaw czyli regulaminie sklepu. Klienci mogą również wyrazić tą akceptację po prostu poprzez podanie adresu mailowego, w momencie przystąpienia do transakcji.

Jakie korzyści daje stosowanie faktur elektronicznych?

Po pierwsze, wysyłka faktur elektronicznych jest bez porównania tańsza od dystrybucji dokumentów pocztą tradycyjną. Oszczędzamy nie tylko na wydrukach i papierze, ale również na kosztach wysyłki.

Po drugie, wysyłka elektroniczna to znacznie mniejsze ryzyko, że faktura do klienta nie dotrze. Nie będziemy tracić czasu na uzgadnianie przeterminowanych należności czy wystawianie duplikatów.

Po trzecie, faktury elektroniczne bez porównania szybciej dotrą do klienta niż papierowe. Oznacza to, że możemy liczyć na przyspieszenie terminu płatności (zwłaszcza, gdy termin płatności jest liczony od daty otrzymania faktury). Ważne dla kupujących: dzięki szybszemu otrzymaniu faktury, wcześniej nabędziemy prawo do odliczenia podatku VAT.

Po czwarte, niektóre firmy np. z branży energetycznej czy telekomunikacyjnej, przyznają dodatkowe rabaty lub bonusy za zgodę na przesyłanie faktur w formie elektronicznej.

Artykuł przygotowany przez ekspertów współpracujących z Firmino.pl - programem do faktur online.