Posiadanie wielu adresów e-mail w jednej firmie to normalność. Każdy pracownik dysponuje swoją skrzynką mailową, a dodatkowo tworzone są osobne adresy dla poszczególnych działów (sprzedaż, reklamacje, obsługa klienta itp.). Współcześnie komunikacja mailowa odgrywa bardzo ważną rolę – zarówno wewnątrz firmy, jak i w przypadku kontaktów z klientami. Dlatego tak ważne jest, aby wiadomości szybko trafiały bezpośrednio do odpowiednich osób. We właściwym przepływie informacji w firmie oraz szybkim kontakcie z klientami pomóc może alias pocztowy. Co to jest i jakie zalety niesie za sobą korzystanie z niego?
Czym jest alias w Gmailu?
Alias pocztowy dostępny jest zarówno dla darmowych użytkowników poczty Gmail, jak i osób posiadających pakiet G Suite.
Alias pocztowy to nic innego jak inna nazwa adresu e-mail, która została przypisana do jednej skrzynki pocztowej. Prościej mówiąc, wiadomości wysyłane na jeden z adresów e-mail mogą trafić bezpośrednio do skrzynki pocztowej dostępnej pod innym adresem.
Dla przykładu, jeżeli użytkownik kowalski@example.com nadzoruje także adres działu reklamacji, który jest widoczny na stronie internetowej, powinien mieć utworzony alias e-mail reklamacje@example.com. Wówczas w skrzynce pocztowej użytkownika Kowalskiego pojawią się wiadomości kierowane na oba te adresy.
Zalety korzystania z aliasu pocztowego
Podstawową zaletą aliasu pocztowego w Gmailu jest zwiększenie wygody. Z tego rozwiązania mogą skorzystać zarówno użytkownicy pakietu G Suite, jak i darmowej poczty Gmail. Jakie są pozostałe plusy korzystania z aliasu pocztowego?
- Zapobiegnięcie błędom w adresach e-mail. W niektórych nazwiskach lub nazwach użytkowników łatwo o literówkę. Utworzenie aliasu pocztowego „z błędem” pozwoli ograniczyć liczbę wiadomości niedostarczonych z tego powodu.
- Połączenie kilku skrzynek pocztowych. Użytkownik nie będzie musiał sprawdzać kilku adresów, lecz jedynie jeden główny.
- Alias pozwala na odbieranie wiadomości z adresu ogólnego, przekierowanie poczty, gdy któryś z pracowników jest na urlopie, a także filtrowanie poczty i rozdysponowanie jej do odpowiednich działów (np. sprzedaż, reklamacje, obsługa klienta).
Jak utworzyć alias w Gmailu – użytkownicy pakietu G Suite
Oto instrukcja dla użytkowników pakietu G Suite, jak utworzyć alias pocztowy w Gmailu:
- Alias pocztowy może utworzyć administrator. Konieczne jest zalogowanie się do konsoli administracyjnej: https://admin.google.com.
- Następnie na stronie głównej należy przejść do sekcji „Użytkownicy”.
- Kolejnym krokiem jest wybór odpowiedniego konta użytkownika z dostępnej listy.
- Aby otworzyć konto, należy kliknąć jego nazwę.
- Odszukujemy „Informacje o użytkowniku” i wybieramy „Aliasy e-mail”.
- Należy kliknąć „Alias” i wpisać nazwę użytkownika (część przed znakiem @). Niemożliwe jest utworzenie aliasu, który został już przypisany jako alias dla innej osoby.
- Administratorzy posiadający kilka domen muszą wybrać odpowiednią z nich dla konkretnego aliasu z pola znajdującego się po prawej stronie znaku @.
- Domeny dodane jako aliasy nie są widoczne w menu. Aliasy poszczególnych domen dostępne są dla wszystkich użytkowników i nie mogą zostać dopasowane wyłącznie do jednego z nich.
- Pozostaje zatwierdzić wybór. Wiadomości na nowy adres będą przekierowywane do ok. 24 h po dodaniu aliasu.
Jak utworzyć alias w Gmailu – darmowi użytkownicy Gmaila
Oto krótka instrukcja dla darmowych użytkowników Gmaila, jak utworzyć alias pocztowy:
- Pierwszym krokiem jest zalogowanie się do poczty Gmail.
- W prawym górnym rogu odszukujemy symbol koła zębatego „Ustawienia”, klikamy i wybieramy „Ustawienia”.
- W górnym panelu odszukujemy „Konta i importowanie”.
- Kolejnym krokiem jest odnalezienie sekcji „Wyślij jako” i wybranie „Dodaj inny adres e-mail”.
- Pojawia się nowe okno. Użytkownik musi wpisać nazwę i adres e-mail konta, które ma zostać skonfigurowane (alias). Po wpisaniu danych zatwierdzić poprzez „Dalej”.
- Następnie należy uzupełnić pozostałe dane: „Serwer SMTP”, „Nazwa użytkownika” (pełny adres e-mail) oraz „Hasło”, a z listy rozwijanej wybrać „Port”. Zaleca się zaznaczenie „Połączenie zabezpieczone protokołem TLS”. Wprowadzone zmiany zatwierdzamy poprzez „Dodaj konto”.
- Na konfigurowany adres e-mail powinna przyjść wiadomość z linkiem uwierzytelniającym oraz hasłem. Konieczne jest potwierdzenie podpięcia adresu poprzez kliknięcie linku lub wpisanie kodu w polu w oknie ustawień i zatwierdzenie przyciskiem „Sprawdź”. Uwaga! Jeżeli na konfigurowany adres e-mail nie przyszła żadna wiadomość, mogły zostać nieprawidłowo wprowadzone dane z powyższego punktu.
- Następnym krokiem jest skonfigurowanie skrzynki odbiorczej. Wybieramy „Konta i importowanie”, kolejno „Sprawdź pocztę na innych kontach” i „Dodaj konto pocztowe”.
- W oknie, które się pojawi, należy wpisać adres e-mail aliasu i wybrać „Dalej”.
- Następnie należy zaznaczyć „Importuj e-maile z mojego drugiego konta (POP3)” i zatwierdzić poprzez „Dalej”.
- W kolejnym oknie należy podać: „Nazwa użytkownika” (pełny adres e-mail), „Hasło” oraz „Serwer POP”. Z listy rozwijanej wybieramy odpowiedni port.
- Zaznaczenie „Pozostaw kopię pobranej wiadomości na serwerze” sprawia, że na koncie hostingowym zostaje archiwizowana korespondencja. Jeżeli dane konfiguracyjne na to wskazują, opcja „Podczas pobierania poczty zawsze korzystaj z bezpiecznego połączenia (SSL)” powinna zostać zaznaczona. Wszystkie wiadomości przychodzące można oznaczyć odpowiednią etykietą.
- Ostatnim krokiem jest zatwierdzenie poprzez „Dodaj konto”. Jeżeli wszystkie dane zostały podane prawidłowo, Gmail nawiąże połączenie oraz pobierze wiadomości z aliasu.
Jeśli potrzebujesz pomocy przy tworzeniu aliasu skontaktuj się z oficjalnym Partnerem Google. W ramach pomocy technicznej, inżynierowie tworzą konta jak również dodają aliasy.
