Artykuł sponsorowany

Zarządzanie instytucją państwową, rządową i samorządową w niektórych elementach przypomina zarządzanie przedsiębiorstwem. Podobieństwa dotyczą przede wszystkim procesów związanych z funkcjonowaniem działu kadr i płac. I podobnie jak w sektorze firm prywatnych – te zadania mogą zostać zautomatyzowane, czego efektem będzie ograniczenie kosztów i zmniejszenie ilości żmudnych obowiązków dla pracowników. Jest to szczególnie ważne w przypadku podmiotów, które zobowiązane są do transparentnego przedstawiania wydatków. Każda wprowadzona oszczędność to możliwość wykazania kompetencji i troski o publiczne pieniądze przez osoby zarządzających taką jednostką.

Outsourcing kadr to mierzalna redukcja kosztów

Nawet w niewielkiej jednostce samorządowej zwykle zatrudnia się kilkunastu pracowników. Tworzy to potrzebę procesów i dokumentów, które nie zawsze można przenieść na zewnątrz i powierzyć do obsługi zaufanej firmie zewnętrznej. Z pomocą przychodzi wtedy oprogramowanie, które ułatwia wszystkie zadania działu kadr i płac (HR & Payroll). Jego najważniejsze zalety to:

• łatwość obsługi
• intuicyjność użytkowania
• brak potrzeby posiadania zaawansowanego sprzętu
• możliwość szkoleń i konsultacji ze strony twórców oprogramowania
• zgodność ze wszystkimi przepisami prawnymi i regulacjami związanymi z przepisami
  o zatrudnieniu, płacach itp.

Warto pamiętać, że przejście na dedykowany program to dodatkowa możliwość ograniczenia ilości dokumentów w formie papierowej, co też przekłada się na zmniejszenie ilości miejsca potrzebnego do archiwizacji. By bezpiecznie przechowywać dokumenty potrzebne są specjalne szafy z systemami zamknięcia, odporne na ogień i inne zdarzenia mogące uszkodzić przechowywane dokumenty. Dodatkowo pomieszczenie powinno być zabezpieczone przed osobami postronnymi. Konieczność przechowywania dokumentów przez kilka lat sprawia, że nawet w małej jednostce powierzchnia archiwum musi być dość spora. To wszystko generuje koszty. Można je ograniczyć implementując odpowiednie oprogramowanie dla administracji publicznej.

Dostęp do danych nawet w przypadku zmian kadrowych

Ważnym aspektem wdrożenia dedykowanych systemów informatycznych w instytucjach jest ciągłość informacji także w przypadku zmian kadrowych. Dzięki systematyzacji procesów i obiegu dokumentów nawet w przypadku odejść pracowników czy zmian na stanowiskach osób zarządzających – bez trudu można odtworzyć historię związaną z płacami, zatrudnieniem, wykorzystanymi urlopami itp. Dodatkowo outsourcing HR daje możliwość dokładnego oszacowania kosztów. To ważne w instytucjach, które pracują w planach rocznych i wcześniej muszą określić przybliżone ramy budżetu. Jednostka, która wybierze oprogramowanie do wsparcia działań HR & Payroll nie musi ponosić dodatkowych wydatków związanych np. z inwestowaniem w dodatkowe programy, usługi czy licencje. Z pozycji koszty znika też utrzymanie kosztownej infrastruktury IT np. dodatkowych serwerów, czy utrzymanie etatu osób wspierających poprawne działanie systemu tzw. „tworzonego samodzielnie”.

Warto również pamiętać, że outsourcing kadr i płac to rozwiązanie w pełni elastyczne – mogą je stosować także te jednostki, które nie chcą lub nie mogą ze względów proceduralnych rezygnować z utrzymania działu HR & Payroll. Outsourcing HR może być wykorzystywany np. tylko do żmudnych, cyklicznych prac np. związanych z naliczaniem wynagrodzeń, rozliczeń urlopów czy zwolnień chorobowych. Zaoszczędzony czas pracownicy będą mogli przeznaczyć na inne zadania np. bardziej strategiczne. Poprawnie wdrożony outsourcing kadr i płac to rozwiązanie bezpieczne. Zapewnienie ochrony kluczowych informacji odbywa się nie tylko poprzez wykonywanie regularnych backupów, lecz także poprzez uszczelnienie systemowego środowiska pracy. Ważne jednak, by wybierać sprawdzonych dostawców z wieloletnim doświadczeniem i bogatym zakresem wdrożeń. Oprogramowanie kadrowo płacowe TETA to lider rynku. To także zaawansowany system, zapewniający wszystkie niezbędne w jednostce funkcjonalności. Jego wdrożenie gwarantuje działowi odciążenie pracowników, wysokie standardy bezpieczeństwa, pełne wsparcie we wdrożeniu i obsłudze programu. Już dziś zapoznaj się ze szczegółowymi informacjami na temat możliwości wykorzystania oprogramowania TETA i wprowadź procesy w instytucji na wyższy poziom.

Znajdziesz nas pod adresem: ul. Powstańców  Śląskich  7a, 53-332 Wrocław lub na naszej stronie: Unit4 TETA

Źródło: Systemy informatyczne dla firm, program do zarządzania Unit4