Prowadzenie firmy, to nie tylko zdobywanie nowych klientów czy promocja biznesu. To również szereg formalności, które trzeba wypełnić – przelewy do ZUS-u, urzędu skarbowego, rozliczenia, kontakt z księgową, wreszcie wystawianie faktur. Im więcej i na wyższe kwoty tym lepiej, jednak mimo tego nie każdy lubi tę czynność. Usprawnienie tego procesu jest ważne – rozliczenie z kontrahentami ma być w końcu przyjemnością, którą finalnie będziemy mogli odnotować na rachunku bankowym. Jednym ze sposobów jest wybór programu do faktur dostępnego online. Dlaczego warto?

Po pierwsze – dostęp gdzie tylko zechcesz

Nie musisz zawsze korzystać ze swojego komputera, generować faktur wyłącznie z biura. Wystarczy, że masz dostęp do internetu i dokument możesz wygenerować kiedy tylko zechcesz. Wiele rozwiązań tego typu posiada również aplikacje mobilne, dzięki czemu za pomocą swojego smartfona kilkoma kliknięciami wyślesz fakturę do klienta, podejrzysz, czy minął termin płatności, czy wystawisz nowy dokument. Fakturownia poszła o krok dalej, proponując TurboFakturę – usługę, w której, mówiąc w dużym skrócie, to klient w dogodnym dla siebie momencie, wypełnia pola swoimi danymi.

Po drugie – chmura jest bezpieczna

Do programu logujesz się za pomocą loginu i hasła. Tylko Ty masz do niego dostęp, dodatkowo logowanie jest zabezpieczone, m.in. certyfikatem SSL. W przypadku programu do faktur dostępnego na komputerze, kradzież urządzenia mogła skutkować dostępem do wrażliwych danych – kwot za usługi, czy też do danych kontrahentów. Nikomu nie życzy się kradzieży firmowego sprzętu, ale jeśli dojdzie do tej sytuacji, mało kto pofatyguje się, aby spróbować zalogować się na Twoje „fakturowe” konto. Dla bezpieczeństwa, po zakończeniu operacji z dokumentami, należy się wylogować – przecież korzystając z banku robisz dokładnie tak samo.

Po trzecie – automatyzacja

Dane Twoich klientów są bezpieczne i cały czas dla Ciebie dostępne. Nie musisz za każdym razem ich wpisywać – wystarczy, że wybierzesz odpowiedniego klienta. Fajną opcją, z której korzysta wielu przedsiębiorców jest też wystawienie podobnej faktury. Sprawdza się to przede wszystkim w przypadku cyklicznym wystawianiu faktur za usługę. Wystarczy odnalezienie opcji „wystaw podobną” i generowana jest nowa faktura – numeracja następuje automatycznie. Dodanie nowego klienta również jest proste – zwykle wystarczy wpisanie numeru NIP kontrahenta, a program pobiera resztę danych z ogólnodostępnych baz. Wystawioną fakturę możesz też od razu wysłać na maila klienta.

Po czwarte – customizacja

Możesz wybrać wygląd faktury z dostępnych szablonów, lub też stworzyć swój. Nic się nie rozjedzie, kolory nie będą przekłamane. Możesz dodać logo swojej firmy, inne ważne z punktu widzenia Twojego biznesu elementy.

Po piąte – wsparcie klienta

Programy do faktur online mają zwykle lepsze wsparcie klienta, aniżeli te dostępne w wersji desktopowej. Nie trzeba podawać numeru licencji czy innych danych indentyfikacyjnych. Często wystarczy po prostu wysłanie zgłoszenia ze swojego konta. Usprawnia to kontakt w razie problemów czy wątpliwości.

Dostęp do programów i narzędzi online jest coraz bardziej powszechny i zyskuje coraz więcej zwolenników, zwłaszcza wśród młodych przedsiębiorców, którzy przyzwyczajeni są do tego sposobu świadczenia usług.

Artykuł sponsorowany