Elektroniczny obieg dokumentów – korzyści z wdrożenia dla dużej i małej firmy

Artykuł sponsorowany

Dokumenty stanowią podstawę funkcjonowania każdej firmy. Problemy z nimi związane można w bardzo prosty i efektywny sposób wyeliminować przechodząc na elektroniczny obieg dokumentów, w którym dokumentacja papierowa zostaje zastąpiona jej cyfrowymi wersjami. Realizacja tej koncepcji w praktyce jest możliwa dzięki nowoczesnym systemom zarządzania dokumentami – specjalistycznemu oprogramowaniu informatycznemu dla firm.

Czym elektroniczny obieg dokumentów różni się od tradycyjnego?

W tradycyjnym obiegu dokumentów całokształt dokumentacji był tworzony, procesowany i przechowywany w postaci papierowej. Wiązało się to z wieloma utrudnieniami. Dokumenty papierowe były codziennie narażone na szereg zagrożeń – mogły zostać przypadkowo zniszczone, zgubione, pominięte lub trafić w nieuprawnione ręce. W efekcie, praca z nimi spowalniała znacząco funkcjonowanie firmy oraz mogła narazić ją na straty finansowe i wizerunkowe. Dodatkowo, tradycyjny obieg dokument stał w swoistej sprzeczności z zasadami ekologii, a na zapewnienie mu prawidłowego funkcjonowania firma musiała poświęcić sporo pieniędzy, czasu oraz zasobów.

Praktycznie wszystkie te problemy można obecnie w bardzo prosty sposób wyeliminować – wystarczy wdrożyć elektroniczny obieg dokumentów i cieszyć się korzyściami, jakie oferuje. A tych jest niemało. Po pierwsze, elektroniczny obieg dokumentów “przenosi” całą dokumentację firmową z fizycznego archiwum do jego wirtualnego, cyfrowego odpowiednika zlokalizowanego na serwerach firmowych lub w chmurze. Dostęp do wszystkich zasobów dokumentacji jest możliwy jedynie dla uprawnionych użytkowników, a samo wyszukiwanie dokumentów trwa zaledwie kilka chwil, co oszczędza czas i energię pracowników. Elektroniczny obieg dokumentów jest także rozwiązaniem proekologicznym, którego wprowadzenie pozwala ograniczyć zużycie papieru oraz wcielić w życie koncepcję “paperless office”, czyli biura bez papieru.

Jak szybko i sprawnie wprowadzić do firmy elektroniczny obieg dokumentów?

Korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów jest obecnie bardzo proste. Zadanie to znacząco ułatwia szeroki wybór oprogramowania informatycznego w postaci systemów zarządzania dokumentacją (z ang. Document Management Systems, w skrócie DMS). Decydując się wdrożyć  elektroniczny obieg dokumentów w firmie oraz pragnąc czerpać z tej decyzji maksimum korzyści, należy niezwykle starannie wybrać oprogramowanie. Jedną z najlepszych obecnie propozycji stanowią nowoczesne platformy low-code. Jest to wysoko funkcjonalne, przyszłościowe rozwiązanie wyposażone w szereg innowacyjnych funkcji i mechanizmów.

Platformy niskokodowe umożliwiają tworzenie i obsługiwanie nowych scenariuszy procesów, a najlepsze z nich dają także możliwość sprawnego i szybkiego wdrażania potrzebnych modyfikacji z natychmiastowym skutkiem. Pozwala to dostosowywać już istniejące obiegi dokumentów do zmieniających się w czasie potrzeb firmy, bez naruszenia integralności działających procesów oraz zaburzenia pracy aplikacji biznesowych. Ogromnym atutem platform low-code jest ponadto możliwość korzystania z ich pełnej funkcjonalności przez osoby nie znające języków programowania.

żadnych reklam, sama wiedza.

Zarejestruj się na BEZPŁATNY NEWSLETTER i raz w tygodniu otrzymuj najważniejsze wiadmości
ze świata IT, nowych technologii i kryptowalut.

Bez reklam.

2 odpowiedzi na „Elektroniczny obieg dokumentów – korzyści z wdrożenia dla dużej i małej firmy”
  1. Awatar gate io
    gate io

    I read this paragraph fulⅼy about the difference оf latest and precedingtechnologies, іt’s awesome article.Ηere is my webpage: Bagaimana sistem view di YouTube

  2. Awatar Creați un cont personal
    Creați un cont personal

    The point of view of your article has taught me a lot, and I already know how to improve the paper on gate.oi, thank you.

Dodaj komentarz

Twój adres e-mail nie zostanie opublikowany. Wymagane pola są oznaczone *