Artykuł sponsorowany
Elektroniczny obieg dokumentów to rozwiązanie, które idzie w parze z duchem czasu. Jego wdrożenie daje firmie bardzo wiele korzyści. Należy tu zacząć od bezpieczeństwa dokumentacji, ale istotna jest też sprawność obiegu dokumentów i fakt, że oszczędza się na papierze i urządzeniach biurowych. Co warto wiedzieć o programach umożliwiających elektroniczny obieg dokumentów?
Dobry program do elektronicznego obiegu dokumentów to prawdziwy skarb dla nowoczesnej firmy. Aplikacje takie, jak choćby Nawigator z jego kreatorem aplikacji, dają porządek, bezpieczeństwo i szybkość obiegu kancelaryjnego (więcej o tym rozwiązaniu dowiesz się na archman.pl). Kiedy elektroniczny obieg dokumentów jest szczególnie potrzebny? Jakie jeszcze ma zalety?
Jak działa elektroniczny obieg dokumentów?
Elektryczny obieg dokumentów jest wprowadzonym w danej firmie narzędziem, którego zadaniem staje się usprawnienie obiegu dokumentów i całościowe zarządzanie nimi. Wprowadzony do użytkowania program powinien być odpowiedzialny za obieg dokumentacji od jej generowania, przez rejestrację, katalogowanie, aż po archiwizację i przechowywanie w przystępny sposób.
Jednocześnie należy mieć świadomość, że potrzeby rozmaitych podmiotów w sferze obiegu dokumentacji bywają różne. Stąd dobrze dobrany system elektronicznego obiegu dokumentów musi uwzględniać specyfikę danej firmy. Jednocześnie tak nowoczesne rozwiązanie może mieć wiele bardzo pozytywnych konsekwencji dla firmy.
Główne zalety wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów
Z pewnością wdrożenie w organizacji elektronicznego obiegu dokumentów jest inwestycją, ale warto patrzeć na wydane środki w dłuższej perspektywie. Okazuje się bowiem, że bez problemu da się wyliczyć pozytywne konsekwencje takiego rozwiązania dla firmy. Najważniejsze z nich to:
- Obieg wszystkich dokumentów we wspólnej przestrzeni. Całość informacji na temat istotnych dokumentów przechowywana jest w jednym miejscu i odpowiednio zabezpieczona. Istnieje do niej łatwy dostęp. Każdy z dokumentów przechodzi przy tym przez te same etapy obiegu dokumentacji.
- Wyczerpująca informacja na temat lokalizacji poszczególnych dokumentów. Można ją zdobyć bez potrzeby wykonywania długotrwałej i skomplikowanej kwerendy.
- Łatwość wyszukiwania. Przy okazji daje się ustalić dodatkowe informacje np. odnośnie tego, kto był odpowiedzialny za przyjęcie danego dokumentu.
- Dostęp do dokumentacji z dowolnego miejsca na świecie. To bardzo przydatne w warunkach coraz bardziej popularnej pracy na zasadach home office.
- Oszczędność miejsca. Nie ma potrzeby tworzenia fizycznego archiwum. Wygospodarowaną przestrzeń można wykorzystać w innych celach.
- Oszczędność środków. Nie trzeba ich wydatkować na zatrudnianie dodatkowych osób i zakup sprzętu. Jednocześnie zmniejsza się obłożenie pracą osób, które są zatrudnione w administracji firmy.
- Mniejsze ryzyko pomyłek w obiegu dokumentacji. W przypadku tradycyjnego obiegu dokumentów są one nader częste i zdarza się, że mocno utrudniają pracę firmy.